Réunions CSE : le guide complet pour ne rien oublier
Les réunions CSE sont des moments particulièrement centraux dans la vie de cette instance car c’est durant ces réunions que sont prises toutes les délibérations et décisions importantes.
Le nombre de réunions périodiques du CSE dépend de la taille de l’entreprise, la loi prévoyant également des réunions extraordinaires. Parmi ces réunions, une importance particulière est accordée à la première réunion. En effet, c’est durant celle-ci que seront abordés un certain nombre de points qui affecteront par la suite l’organisation des futures réunions.
I. LES MODALITÉS D’ORGANISATION DE LA PREMIÈRE RÉUNION CSE
La première réunion CSE intervient à la suite du renouvellement ou de la mise en place du CSE. C’est une étape cruciale qui vient poser les bases de fonctionnement du nouveau CSE.
1. Quand doit se tenir cette réunion ?
Concernant le délai d’organisation de cette réunion, rien n’est précisé par le Code du travail. En revanche, cette réunion doit se tenir rapidement pour ne pas entraver les fonctions des nouveaux membres élus.
De plus, la loi précise que le CSE doit se réunir :
- Au moins une fois par mois pour les entreprises de moins de 50 salariés et de plus de 300 salariés.
- Une fois tous les 2 mois pour les entreprises de moins de 300 salariés.
Il résulte donc de ces dispositions que la première réunion CSE doit se tenir dans un délai de 30 jours après les élections. La convocation à cette réunion doit être envoyé au moins 3 jours avant la réunion.
2. Qui participe à cette réunion ?
Concernant le délai d’organisation de cette réunion, rien n’est précisé par le Code du travail. En revanche, cette réunion doit se tenir rapidement pour ne pas entraver les fonctions des nouveaux membres élus.
Cette première réunion CSE est présidée par l’employeur ou son représentant. C’est donc à l’employeur d’organiser cette première réunion et d’établir (exceptionnellement) l’ordre du jour.
Les nouveaux membres titulaires doivent également être présents obligatoirement. Les membres suppléants peuvent aussi participer. Si l’employeur décide de convoquer les membres suppléants, il devra préciser que cela est exceptionnel et qu’ils auront la possibilité de participer aux prochaines réunions seulement en cas d’absence d’un titulaire.
Si le représentant syndical a été désigné en amont de la réunion, il doit aussi être présent.
Enfin, si l’ordre du jour de cette première réunion contient des sujets liés à la santé, la sécurité et aux conditions de travail, alors doivent être convoqués :
- Le médecin du travail ;
- Le responsable interne ou agent chargé du service de sécurité et des conditions de travail ;
- L’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
- Les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
Pour assurer la passation de pouvoir entre l’ancien et le nouveau CSE, il est d’usage d’inviter le secrétaire et le trésorier sortants.
3. Que doit contenir l’ordre du jour ?
Durant la première réunion, certains sujets doivent obligatoirement être abordés et donc figurer à l’ordre du jour. Parmi ces sujets, on retrouve :
- La présentation du rôle et des attributions du CSE.
- La passation entre l’ancien et le nouveau CSE.
- La désignation parmi les membres titulaires d’un secrétaire et d’un trésorier.
- La mise en place du règlement intérieur.
- La remise de la documentation économique au CSE par l’employeur.
- La mise à disposition de la BDESE.
- L’établissement du montant du budget de fonctionnement.
- La définition du budget destiné aux activités sociales et culturelles.
- La mise en place des représentants de proximité.
- La désignation des représentant du CSE au conseil d’administration et au conseil de surveillance.
- La mise en place des différentes commissions.
- Etablissement d’un état des lieux concernant les formations obligatoires dans l’entreprise.
- La désignation des membres du comité de santé, de sécurité et des conditions de travail. (seulement pour les entreprises de plus de 300 salariés).
- La désignation des membres du CSE central et du CSE d’établissement (si soumis à l’obligation).
Cet ordre du jour doit être communiqué au moins 3 jours avant la tenue de la réunion.
4. Et pour le déroulement de la réunion ?
5. L’établissement du procès verbal
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le contenu de la réunion et les délibérations du CSE doivent être contenu dans un procès-verbal rédigé par le secrétaire. A défaut d’accord, il doit être soumis à l’employeur et au comité dans les 15 jours suivants la réunion.
Par la suite, il doit être validé par la majorité des membres titulaires et par l’employeur lui-même. Enfin, il peut être diffusé dans l’entreprise selon les modalités prévues par le règlement intérieur.
II. LES RÉUNIONS CSE ET LEURS PRÉPARATIONS
1. Les réunions préparatoires du CSE
Les élus du CSE peuvent, s’ils le souhaitent, organiser des réunions préparatoires du CSE. Ces réunions ne sont pas encadrées par le Code travail et sont donc laissées à la libre appréciation des membres du CSE.
Ces réunions permettent aux élus de se préparer sur différents sujets qui seront abordés lors de la réunion plénière. Elles permettent de débattre en amont sur des sujets de l’ordre du jour ou d’approfondir certaines analyses. Elles peuvent aussi se faire avec des experts missionnés par le CSE pour préparer leur intervention lors de la prochaine réunion CSE.
2. Les réunions périodiques dans les entreprises de moins de 50 salariés
Ces réunions doivent avoir lieu au moins une fois par mois et peuvent être à l’initiative de l’employeur ou du CSE.
Ces réunions permettent aux élus de poser leurs questions à l’employeur. Pour cela, ils remettent à l’employeur une note écrite pour exposer l’objet de leur demande au moins deux jours ouvrables avant la réunion.
L’employeur doit répondre à ces questions, par écrit, dans un délai de six jours ouvrables à compter de la réunion.
3. Les réunions périodiques dans les entreprises de plus de 50 salariés
A défaut de disposition conventionnelle, l’employeur réunit le CSE au moins une fois par mois dans les entreprises d’au moins 300 salariés et une fois tous les 2 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés (article L2315-28 du Code du Travail).
Pour ces réunions, l’ordre du jour est établi conjointement par l’employeur et le secrétaire du CSE. Des convocations doivent également être adressé aux élus par l’employeur.
Au moins 4 réunions par an doivent porter sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail.
4. Les réunions extraordinaires du CSE
Ces réunions sont convoquées en cas d’urgence. Le déclenchement de ces réunions peut se faire par les élus ou par l’employeur. Elles doivent obligatoirement faire l’objet d’une convocation.
La loi précise plusieurs cas dans lesquels l’employeur doit organiser des réunions extraordinaires :
- Suite à un accident de travail ou à une atteinte à l’environnement ou à la santé publique
- A la demande de la majorité des membres
- A la demande de 2 de ses membres, sur les sujets de santé, sécurité et conditions de travail.
Si la réunion extraordinaire concerne un danger grave et imminent, elle doit être mentionné dans le registre des dangers grave et imminents.
III. LE RECOURS À LA VISIOCONFÉRENCE ET AU VOTE ÉLECTRONIQUE
Le recours à la visioconférence pour réunir le CSE peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus de la délégation du personnel du CSE. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. (Article L 2315-1 du code du travail et D. 2315-1 et suivants)
Le dispositif de visioconférence doit garantir l’identification des élus, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
Concernant le dispositif de vote, il doit permettre de garantir que l’identité de l’électeur ne puisse pas pouvoir être mise en relation avec l’expression de son vote. Le système de vote doit également permettre la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Cette procédure se déroule conformément aux étapes suivantes :
- L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès aux moyens techniques nécessaires ;
- Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité (article D. 2315-2 du code du travail).
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