FAQ : Votre application de vote en réunion

L’application de vote en réunion est utilisée dans tout type de structure (entreprise, collectivité, association, …)

Afin d’avoir plus de détails sur nos références, n’hésitez pas à contacter notre équipe commerciale en cliquant ici

A partir d’une simple connexion internet, l’application de vote en réunion est accessible via tous les supports informatiques (PC, MAC, Tablettes, Samrtphones…), les systèmes d’exploitations et les navigateurs actuels.

En effet, pour organiser votre réunion et vos votes à distance, l’application peut être couplée avec un outil de visioconférence : Zoom, Teams, Webex…

Le recours à la visioconférence en réunion CSE (et donc au vote électronique) est autorisé par accord entre l’employeur et les membres du CSE. A défaut d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. (cf. article L 2315-4 du Code du travail).

Pour précision, l’ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020 portant adaptation des règles relatives aux réunions des instances représentatives du personnel prévoit l’autorisation de la visioconférence et conférence téléphonique et supprime la limitation de trois réunions par année civile durant la période d’état d’urgence sanitaire.

Pour rappel l’état d’urgence sanitaire a été prolongé au 16 février 2021 par la loi n° 2021-160 du 15 février 2021 prorogeant l’état d’urgence sanitaire jusqu’au 1er juin 2021.

Les deux formules sont possibles :

• Vous pouvez souscrire à une licence de l’application pour gérer vos différents CSE,
• Ou vous pouvez souscrire à une licence de l’application par CSE.

Pour toutes questions, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant ici

Oui, nous travaillons déjà avec plusieurs mutuelles ou goupement de mutuelles.

AESIO et la Mutuelle d’Air France par exemple. 

Oui, avec notre application de vote en réunion il est possbile de voter en présentiel ou à distance.

Il suffit d’avoir support informatique (PC, MAC, smartphone, tablette) connecté à internet.

Le côut de l’application de vote en réunion dépend de plusieurs paramètres :

• le nombre de licences,
• le nombre de participants,
• le nombre de réunions,
• la durée d’engagement.

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Le vote électronique permet de voter à distance, sans être présent physiquement. La procuration n’est donc pas nécessaire.

En revanche, certains de nos clients la maintiennent. Pour ce faire, notre application permet d’envoyer deux invitations à un participant qui a une procuration. Il pourra donc voter deux fois.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant ici

Oui, notre application de vote en réunion propose l’import d’une liste de participants, au format Excel.

Un modèle de fichier Excel est proposé dans l’application.

Les PV ont la même durée de conservation que la session en question sur l’application.

Ils seront supprimés en même temps que les données, à la fin de la durée d’engagement.

La mise en place d’un document est possible sur l’application de vote en réunion, au moment du vote.

Ce document peut également être présenté lors de votre réunion via votre système de visio.

Le nombre de documents n’est pas limité.

Il faut juste faire attention au temps de chargements, lorsqu’on a un nombre important de documents.

Oui, l’application de vote en réunion permet de voir en direct la progression des votants via l’accès organisateur.

Oui, dans ce cas, l’organisateur peut avoir accès à la liste des participants comprenant le choix de chacun.

Oui, les statuts disponibles sous l’application sont :

• Elus titulaires,
• Elus suppléants,
• Pas de statut.

Il existe aussi la possibilité de créer des nouveaux statuts, avec une saisie libre.

L’application de vote en réunion sert à voter pendant une réunion (CSE, CA…). Les personnes invitées sur cet outil sont uniquement les votants (et non celles qui participent à la totalité de la réunion).

A titre d’exemple sur une réunion CSE, les personnes qui voteront sur l’outil seront les membres titulaires du CSE présents et éventuelement les membres suppléants remplaçants.

Les intervenants, comme un salarié ou un manager, ne voteront pas sur l’application de vote en réunion.

Oui, l’organisateur peut paramétrer une réponse “Ne prend pas part au vote”.

En effet, dans l’application de vote en réunion, il est possible de saisir les réponses que vous souhaitez.

L’application de vote en réunion n’inclut pas de règle de quorum puisqu’il est possible d’afficher le pourcentage des votes en direct.

C’est à l’organisateur de prendre la décision finale en fonction des résultats obtenus et de son réglement interne.

Oui, il est possible d’ajouter des participants quelques minutes avant la réunion et même si celle-ci est en cours. 

Lorsque l’organisateur ouvrira les votes, tous les participants y auront alors accès. 

Les deux processus sont possibles.

S’il le souhaite, l’organisateur peut entrer le numéro de téléphone portable d’un participant, ce dernier recevra alors un SMS comprenant le lien pour voter.

Il est aussi possible de voter via un mobile en cliquant sur le lien d’un mail, en supposant que le smartphone soit connecté à la messagerie.

Lorsqu’une réunion est lancée, l’organisateur peut soumettre les votes aux participants dans l’ordre qu’il souhaite. 

L’ordre des votes est donc modifiable jusqu’à leurs soumissions. 

Oui, la saisie d’une heure de fin est obligatoire pour la création d’une réunion dans l’application de vote en réunion

En revanche, ce sont des heures dites “informatives”.

Il s’agit simplement d’une indication, vous pouvez tout à fait la dépasser. 

Le créneau choisi apparaîtra dans le mail ou le SMS d’invitation que recevront les participants.