Tout savoir sur la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral

Accord négocié et conclu entre l’employeur ou son représentant et les Organisations Syndicales, le protocole d’accord préélectoral, dit aussi PAP, est un élément incontournable et indispensable des élections professionnelles, destiné à définir les conditions d’organisation et de déroulement des élections à venir.

Les étapes préalables à la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral

1.  Les modalités d’invitation des Organisations Syndicales

Organiser des élections professionnelles ne s’improvise pas, mais s’anticipe !

L’employeur doit tout d’abord inviter les organisations syndicales à venir négocier le futur PAP et à établir leurs listes de candidats. L’invitation n’est pas destinée qu’aux seules organisations syndicales représentatives de l’entreprise.

En effet, sont concernées, par application de l’article L.2314-5 du Code du travail :

• « Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement concernés ». L’invitation des syndicats concernés se fait par tout moyen ;
• « Les organisations syndicales reconnues représentatives dans l’entreprise ou l’établissement, celles ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ou l’établissement, ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel ». L’invitation des syndicats concernés se fait par courrier.

Si les élections professionnelles sont fortement encadrées par des principes et délais bien définis, le PAP ne déroge pas à la règle.

En effet, l’article L. 2314-5 al.3 du Code du travail prévoit que « dans le cas d’un renouvellement de l’institution, cette invitation est effectuée deux mois avant l’expiration du mandat des délégués en exercice ». A notre sens, ce délai de deux mois constitue un délai minimum à partir duquel l’employeur peut inviter les organisations syndicales.

L’invitation des organisations syndicales doit notamment préciser la date et l’heure de la première réunion de négociation du PAP, qui doit se tenir au moins 15 jours après réception de l’invitation (L.2314-5 al. 4 C. trav).

Lorsque l’effectif de l’entreprise est compris entre 11 et 20 salariés, une procédure particulière est prévue puisque l’employeur n’invite les organisations syndicales à négocier le PAP qu’à la condition qu’au moins un salarié se soit porté candidat aux élections dans, les 30 jours suivant l’information du personnel de l’organisation des élections (L. 2314-5 C. trav).

Il est à noter que les organisations syndicales ne sont pas dans l’obligation de répondre à l’invitation pour participer à la négociation le jour venu. En l’absence de réponse, l’employeur ne doit donc pas en conclure que les organisations syndicales ne viendront pas et ne peut refuser de négocier si un syndicat se présente à la date prévue.

2.  La nécessité de conclure au préalable un accord d’entreprise pour recourir au vote électronique

En effet, la simple adoption du protocole d’accord préélectoral ne suffit pas pour recourir au vote électronique.

Pour y avoir recours, un accord de groupe ou d’entreprise doit être négocié et signé entre l’employeur et les organisations syndicales représentatives.

A défaut d’accord, l’employeur peut décider d’y avoir recours unilatéralement. La Cour de cassation a toutefois précisé que « ce n’est que lorsque, à l’issue d’une tentative loyale de négociation, un accord collectif n’a pu être conclu que l’employeur peut prévoir par décision unilatérale la possibilité et les modalités d’un vote électronique. » (Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 13 janvier 2021, 19-23.533).

L’accord d’entreprise définit les conditions de mise en œuvre du vote électronique. Il doit notamment comporter un cahier des charges respectant les garanties minimales de sécurité et de confidentialité prévues par la loi.

L’accord d’entreprise pour le vote électronique doit être conclu avant la signature du protocole d’accord préélectoral. (Cass. soc., 28 sept. 2011, n° 11-60.028, n° 1811 FS – P + B). C’est n’est qu’une fois l’accord d’entreprise sur le vote électronique conclu que l’employeur pourra entamer la négociation du PAP.

Les modalités de la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral

1.  Les clauses obligatoires

Le protocole d’accord préélectoral est un espace de négociation mais ne peut exclure d’aborder certains sujets.

En effet, un certain nombre de clauses sont obligatoires au sein du PAP :

• La détermination des parties à la négociation ;
• La durée du mandat (pouvant aller de 2 à 4 ans) ;
• L’effectif et le nombre de sièges à pourvoir ;
• Les collèges électoraux et la répartition des sièges ;
• La répartition du personnel au sein des collèges électoraux et la proportion d’hommes et de femmes composant chaque collège ;
• La représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidats ;
• Les modalités d’organisation des opérations électorales (L. 2314-28 C. trav) : les dates et heures des scrutins, les dates et modalités d’affichage des listes électorales, les modalités de dépôt et d’affichage des candidatures, la campagne électorale (profession de foi), la composition et les missions des membres du bureau de vote, les modalités de vote et de dépouillement des scrutins, le calendrier électoral, etc;
• La durée de validité de l’accord.

Si l’ensemble de ces clauses sont importantes, les collèges électoraux et la répartition des sièges entre eux font souvent partie des plus discutées. En effet, elles représentent de forts enjeux pour les parties à la négociation.

2.  Les collèges électoraux et la répartition des sièges à pourvoir entre les collèges

Les collèges électoraux

Par principe, les salariés sont répartis en deux collèges distincts (L.2314-11 C. trav) :

• D’un côté, le collège composé des ouvriers et employés ;
• De l’autre, le collège des ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés.

Toutefois, dans les entreprises de 11 à 24 salariés où ne sont élus qu’un membre de la délégation du personnel titulaire et un membre de la délégation du personnel suppléant, et par dérogation au principe précédemment exposé, un collège unique doit être mis en place. Ce collège unique regroupe les différentes catégories professionnelles présentes au sein de l’entreprise.

Un autre cas particulier déroge au principe de la règle des deux collèges.

En effet, si le nombre de cadres au sein d’une entreprise est de 25 ou plus, un troisième collège spécifique à cette catégorie professionnelle sera créé.

Pour déroger à ces règles, il est nécessaire de conclure un accord collectif unanime.

En revanche, il est prévu par l’article L.2314-12 du Code du travail que la conclusion d’un accord unanime ne peut supprimer le collège spécial réservé aux cadres si celui-ci doit être créé.

La répartition des sièges à pourvoir entre les collèges

L’Article L 2314-13 du Code du travail (alinéas 1 et 2) prévoit que :

« La répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel et la répartition du personnel dans les collèges électoraux font l’objet d’un accord entre l’employeur et les organisations syndicales conclu selon les conditions de l’article L. 2314-6.

Cet accord mentionne la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral ».

Autrement dit, la répartition des sièges entre les collèges doit obligatoirement faire l’objet d’un accord avec les organisations syndicales lors de la négociation du PAP et peut donc être modifiée, la seule obligation étant que chaque collège ait au moins 1 siège à pourvoir.

Les critères de répartition sont choisis librement par les parties.

Toutefois, il est conseillé de procéder à une répartition proportionnelle au nombre d’électeurs composant chaque collège, ce que recommande la Circulaire DRT n°12 du 17 mars 1993.

Si aucun accord n’a pu être obtenu sur cette répartition à l’issue des négociations, c’est la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) qui décidera de cette répartition, en application des dispositions conventionnelles ou légales. Celle-ci doit être saisie par l’employeur.

Le nombre total de sièges doit être réparti entre les différents collèges proportionnellement au nombre d’électeurs de chaque collège. S’il reste des sièges à distribuer, ils seront attribués selon la règle du plus fort reste.

Attention, pour procéder à la répartition des sièges entre les collèges il faut bien prendre en compte le nombre d’électeurs et non l’effectif en équivalent temps plein (ETP).

3.  L‘obligation de loyauté de l’employeur lors de la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral

En effet, pour être valide, le protocole d’accord préélectoral doit avant tout être négocié de manière loyale.

En vertu de cette obligation de loyauté, l’employeur est tenu de fournir aux syndicats participant à la négociation du protocole d’accord préélectoral, sur leur demande, les éléments nécessaires au contrôle des effectifs de l’entreprise et de la régularité des listes électorales (Cour de cassation, civile, Chambre sociale, 22 mars 2023, 21-18.085, Inédit).

Ainsi, l’employeur devra transmettre sur demande le registre du personnel contenant toutes les informations permettant de faire les contrôles nécessaires, notamment l’ancienneté des salariés et les reprises d’ancienneté le cas échéant.

Le non-respect de cette obligation entrainera inévitablement la nullité du protocole et par conséquent l’annulation des élections professionnelles.

La Cour de cassation avait par ailleurs déjà affirmé cette obligation de loyauté dans son arrêt n°21-11.420 du 11 juillet 2022 (Conditions de saisine de la DREETS).