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Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale ?
Une Assemblée Générale consiste à rassembler un ensemble d’individus liés par une société, une organisation ou une association. Elle est organisée pour faire le point sur le fonctionnement général et décider des actions futures.
3 types d’Assemblée Générale existent :
L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO)
Cette assemblée permet de prendre les décisions courantes (l’approbation des comptes annuels, l’affectation des résultats, la désignation du Conseil d’administration, etc…). Elle doit être organisée au moins une fois par an, durant les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.
L’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)
Cette assemblée permet de convoquer les participants pour répondre à une préoccupation urgente et majeure (l’augmentation ou la réduction de capital, la dissolution d’une société et plus largement, toutes les modifications statutaires). Elle se distingue de l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) qui possède un caractère récurrent et qui permet de statuer sur les comptes annuels.. Elle est donc organisée si besoin, sans fréquence obligatoire.
L’Assemblée Générale Mixte (AGM)
Cette assemblée permet de prendre des décisions qui relèvent à la fois de la compétence de l’AGO et de l’AGE.
Lors de ces assemblées, des votes, des délibérations et des résolutions sont organisés pour déterminer les actions à mettre en place. Tous les membres présents sont invités à participer au vote.
Il est possible d’organiser ces consultations à distance avec des solutions électroniques de visioconférence qui permettent de gagner en sécurité de scrutin et en anonymat.
Comment organiser votre Assemblée Générale ?
Une Assemblée Générale est organisée en 3 grandes étapes :
1. La convocation des membres, adhérents, sociétaires et/ou investisseurs
L’invitation doit absolument contenir la date, l’heure et le lieu de l’Assemblée Générale concernée, ainsi que son ordre du jour. La convocation doit être envoyée entre 15 jours et 1 mois avant l’assemblée.
2. L’organisation de l’Assemblée Générale
Qu’elle soit organisée en présentiel ou à distance, il est important de vérifier la présence des membres convoqués. Pour cela, il suffit de faire signer (en présentiel ou via signature électronique sécurisée) une feuille de présence. Cela vous permettra de savoir si le quorum est atteint.
Afin de veiller au bon déroulement des débats entre les membres présents, il sera parfois nécessaire de mettre en place le vote de délibérations ou de consultations. Il est important de s’assurer du bon déroulement de ces votes et d’y accorder une attention particulière afin que l’assemblée générale ne soit pas dénoncée.
Pour gagner en sécurité et en anonymat, le vote par internet s’impose comme une évidence. Chacun des membres peut exprimer sa voix en toute liberté, sans craindre d’être jugé.
De plus, la participation augmente considérablement grâce à une solution de vote électronique fiable et intuitive.
3. La rédaction et la diffusion du procès-verbal
Les propositions et décisions prises en cours d’Assemblée Générale doivent être inscrites dans un procès-verbal.
Il est recommandé d’envoyer le procès-verbal précis et complet à l’ensemble des membres présents dans les 15 jours suivant l’assemblée.
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