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Assemblée Générale
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Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale ?
Une Assemblée Générale consiste à rassembler un ensemble d’individus liés par une société, une organisation ou une association. Ainsi, elle permet de faire le point sur le fonctionnement général et décider des actions futures.
A savoir que 3 types d’AG existent :
L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO)
Cette assemblée permet de prendre les décisions courantes (l’approbation des comptes annuels, l’affectation des résultats, la désignation du Conseil d’administration, etc…). De plus, les dirigeants doivent organiser une assemblée générale au moins une fois par an, dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.
L’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)
Cette assemblée permet de répondre à des préoccupations urgentes et majeures telles que l’augmentation ou la réduction de capital, la dissolution d’une société et plus largement, toutes les modifications statutaires. Par ailleurs, elle se distingue de l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) qui possède un caractère récurrent et qui permet de statuer sur les comptes annuels. Et pour finir, les dirigeants organisent l’assemblée générale si besoin, sans fréquence obligatoire.
L’Assemblée Générale Mixte (AGM)
Cette assemblée permet de prendre des décisions qui relèvent à la fois de la compétence de l’AGO et de l’AGE.
Lors de ces assemblées, les membres présents délibèrent, votent et adoptent des résolutions afin de déterminer les actions à mettre en place. Par conséquent, chacun est invité à participer activement au vote.
Il est possible d’organiser ces consultations à distance avec des solutions électroniques de visioconférence qui permettent de gagner en sécurité de scrutin et en anonymat.
Comment organiser votre Assemblée Générale ?
Une AG se déroule en 3 grandes étapes :
1. La convocation des membres, adhérents, sociétaires et/ou investisseurs
L’invitation doit mentionner la date, l’heure le lieu et l’ordre du jour de l’Assemblée Générale concernée. D’autre part, la convocation doit être envoyée entre 15 jours et 1 mois avant l’assemblée.
2. L’organisation de l’Assemblée Générale
Les organisateurs peuvent tenir les assemblées générales en présentiel ou à distance. Ils doivent veiller à vérifier la présence des membres convoqués. Pour cela, il suffit de faire signer une feuille de présence (en présentiel ou via signature électronique sécurisée pour les AG à distance). De plus, cela permettra de savoir si le quorum est atteint.
Afin de veiller au bon déroulement des débats entre les membres présents, il sera parfois nécessaire de mettre en place le vote de délibérations ou de consultations. Par ailleurs, il est important de s’assurer du bon déroulement de ces votes et d’y accorder une attention particulière afin que l’assemblée générale ne soit pas dénoncée.
De façon à gagner en sécurité et en anonymat, le vote par internet s’impose comme une évidence. En effet, chacun des membres peut exprimer sa voix en toute liberté, sans craindre d’être jugé.
Et pour finir, une solution de vote électronique fiable et intuitive favorise l’augmentation du taux de participation.
3. La rédaction et la diffusion du procès-verbal
Les organisateurs doivent inscrire toutes les décisions et résolutions prises pendant l’Assemblée Générale dans un procès-verbal. Aussi, ils doivent envoyer le procès-verbal précis et complet à l’ensemble des membres présents dans les 15 jours suivant l’assemblée.
Assemblée Générale
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