Écoles et universités : cinq conseils pour réussir vos élections de représentants

Les écoles et les universités donnent à leurs étudiants et à leurs collaborateurs la possibilité d’élire des représentants au conseil d’administration et au conseil académique. Ces élus ont pour mission de porter et défendre les intérêts des électeurs lors des conseils. Il est donc de plus en plus important d’inciter les étudiants et le personnel à participer à ces élections. Nous vous livrons nos cinq conseils pour réussir vos scrutins.

Conseil #1 – Choisir entre vote par correspondance, vote électronique ou les deux

Lors de la définition de vos besoins pour votre scrutin, vous avez surement opté pour un processus de vote. Si ce n’est pas le cas, il est nécessaire de le faire. Le choix de votre prestataire pour l’organisation du vote, le timing de votre élection et le taux de participation dépendent de cette décision. Comment attirer vos électeurs ? Quels sont les canaux qu’ils utilisent le plus ? Quel est votre délai de mise en oeuvre ? Le choix de votre processus de vote découlera naturellement de la réponse à ces questions.

Conseil #2 – Vérifier les références de votre futur fournisseur

Dans votre quête du prestataire parfait, le témoignage de pairs peut être décisif. Pour vous assurer que votre futur fournisseur répondra à vos besoins, n’hésitez pas à vérifier ses références, à contacter ses clients – dans le secteur académique de préférence – pour en savoir davantage sur la méthodologie, sur la conduite du projet et les résultats obtenus.

Conseil #3 – Personnaliser l’environnement de vote selon votre charte graphique

Pour fédérer vos électeurs et les sensibiliser à votre élection, nous préconisons de personnaliser votre plateforme de vote en ligne et les bulletins de vote par correspondance aux couleurs de votre organisation. Il est indispensable qu’au premier coup d’oeil, vos électeurs vous reconnaissent.

Conseil #4 – S’assurer du respect des obligations de la CNIL

D’un point de vue réglementaire, il est primordial de s’assurer du respect des obligations de la CNIL pour vos élections : données personnelles des candidats et des électeurs, information claire et transparente, origine des données, mise à disposition de moyens simples pour s’opposer à recevoir de nouveaux messages… Sans quoi, vous ne pourrez garantir le bon déroulement de votre scrutin et vous vous exposez à des sanctions.

Conseil #5 – Relancer les retardataires

Avant la clôture du vote, n’hésitez pas à relancer les personnes qui n’ont pas encore voté, quand le type d’élection l’autorise. Cela permet d’améliorer votre participation et de montrer à vos électeurs que leurs avis vous intéressent et que leurs votes sont importants.

Nous vous avons concocté un guide de nos 50 conseils pour réussir vos élections de représentants. Téléchargez-le ici.

Élections de représentants d’étudiants : l’exemple de l’UTBM (Université de technologie de Belfort Montbéliard)

L’UTBM a opté pour le vote en ligne pour plusieurs de ses élections. Pour différentes raisons : tout d’abord, les délais. En effet, elle a dû, il y a quelques mois, organiser un scrutin en moins d’un mois. Grâce au vote en ligne, le calendrier a été respecté. AlphaVote, le prestataire choisi, a été très réactif et l’élection a pu se dérouler sans encombre.

De plus, les élections sont parfois compliquées, suivant le nombre de collèges, les secteurs, le nombre de candidats… Les électeurs sont parfois amenés à voter plusieurs fois pour des secteurs différents, il fallait donc trouver un outil capable de simplifier cette gestion et de s’adapter. Grâce à la finesse du paramétrage proposée par la solution de KERCIA, toutes ces spécificités sont gérées directement par l’outil, vous permettant ainsi de gagner en fiabilité.

Au final, tous les scrutins ont été de véritables succès, confirmant que le choix du vote par internet était le bon. Les équipes projets étant très occupées, il fallait un partenaire capable de mettre en place rapidement la solution et d’apporter les conseils adaptés. Ce qui a été le cas : en une heure de temps, tout le monde a pu être formé à l’utilisation de l’outil : juriste, chef de projet et bureau de vote.

N’hésitez pas à télécharger notre “Guide pour réussir vos élections de représentants” ou à contacter nos équipes si vous souhaitez en savoir plus.