Déroulement de votre élection

1 – Préparation

Des élections ne s’improvisent pas. Afin d’emporter l’adhésion de toutes les parties prenantes et de s’assurer du bon déroulement de tout le processus électoral, notamment dans des délais tendus, un chef de projet AlphaVote se tient à votre disposition en 7/7 et 24/24. Les premières étapes de votre projet sont fondamentales puisqu’elles déterminent les orientations et les choix d’outils. Il n’existe pas une solution mais votre solution. Votre expert dédié vous assiste dès le départ, afin de construire un protocole électoral sur mesure et sans faille, notamment au niveau juridique.

2 – Cahier des charges

Chaque élection comporte ses particularités, et celles-ci peuvent être difficiles à anticiper quand on n’en a pas forcément l’habitude. AlphaVote vous aide à préciser votre cahier des charges initial : quels outils devront être activés ? A quels moments et dans quelles limites ? Avec votre chef de projet AlphaVote, tout est analysé et retranscrit pour ne laisser vraiment aucune chance aux imprévus.

3 – Calendrier

Le protocole électoral signé génère automatiquement un rétroplanning complet et ultra-précis, tant au niveau des dates que des acteurs impliqués. Chaque étape du calendrier (par exemple, l’envoi des courriers à tel jour) est assurée en mode projet, ce qui permet de conserver toute l’agilité nécessaire à votre situation dans le respect absolu de votre protocole électoral.

4 – Paramétrages

Votre chef de projet AlphaVote dédié récupère tous vos fichiers, s’assure de leur validité et effectue le paramétrage de tous les outils mobilisés avec les opérateurs AlphaVote concernés. Lorsque du vote électronique par Internet est impliqué, il se met en relation avec le référent “Informatique & Libertés” de votre organisation et l’assiste pour inscrire les procédures dans le registre CNIL de l’entreprise (pour les plus petites entreprises, une simple déclaration CNIL pourra suffire).

Des outils en ligne sécurisés exclusifs vous permettent de gérer, de manière centralisée ou répartie, la récolte, la définition et la validation des éléments de paramétrage (listes électorales, listes de candidats, professions de foi, matériels de vote, BAT…), limitant ainsi fortement les échanges, le besoin de fédération de ces échanges, et améliorant de manière significative l’efficacité du processus de paramétrage et les délais.

5 – Formation / Test / Recette

Tous les membres du Bureau de vote sont formés par AlphaVote, à travers notre catalogue de formation standard et l’élaboration de formations sur mesure le cas échéant. L’ensemble du système de vote multicanal est ensuite testé dans toutes ses étapes, y compris au niveau des bons à tirer. Puis lorsque la recette est effectuée, AlphaVote procède au scellement du système.

6 – Production / Distribution

Après validation des bons à rouler, l’ensemble des éléments d’éditique personnalisés sont mis en production. Certains peuvent être dématérialisés, selon ce qui a été conclu dans le protocole électoral. Les courriers et le matériel de vote sont ensuite envoyés à tout le corps électoral, dans le respect du protocole établi.

7 – Scrutin Internet

Pour chaque électeur qui souhaite voter électroniquement plutôt que par papier, le vote s’effectue très simplement à travers une interface ergonomique et conviviale qui s’ouvre dans son navigateur web ou sur son smartphone. Lorsque le scrutin prend fin (selon les dates fixées dans le protocole électoral), le vote électronique est alors clôturé pour tous les électeurs.

8 – Scrutin Papier

Les électeurs qui préfèrent utiliser le vote par correspondance ou à l’urne élisent leurs candidats grâce au matériel de vote qui leur a été fourni : enveloppe et bulletins avec identifiants anonymisés. A noter que les électeurs ne sont pas obligés de choisir en amont le vote Papier ou le vote électronique : ils peuvent se décider au dernier moment. A l’issue du scrutin Papier, les élections prennent fin et l’ensemble des votes sont agrégés.

9 – Dépouillement / Résultats

Après traitement du fichier repoussoir (électeurs s’étant déjà exprimés par Internet), les résultats sous enveloppes sont importés dans la plateforme AlphaVote. Les bulletins papier sont ensuite traités à travers un matériel de dépouillement automatique*. Après traitement des exceptions tels que les bulletins nuls ou les bulletins rayés, et après traitement du fichier repoussoir (électeurs s’étant déjà exprimés par Internet), les résultats sous enveloppes sont importés dans la plateforme AlphaVote.

Le dépouillement des votes électroniques est alors effectué et, après agrégation, la proclamation des résultats est faite : calcul automatique des affectations des sièges, représentativité, production des procès-verbaux, etc.

Toutes ces opérations peuvent éventuellement être faites sous contrôle d’huissier selon ce qui a été conclu par la commission électorale, en plus du contrôle permanent des membres du bureau de vote.

A l’issue des délais légaux de recours, l’ensemble du système de vote (papiers et données) est détruit par AlphaVote.

* dans le cas d’un dépouillement centralisé jusqu’à 40 000 bulletins à l’heure et par lecteur et 12 cases de sortie et jusqu’à 3 000 bulletins à l’heure et par douchette dans le cas d’un dépouillement décentralisé.

10 – Statistiques / Débriefing

AlphaVote tient à votre disposition l’ensemble des statistiques de vote et votre chef de projet dédié assure avec vous un débriefing complet du scrutin. Ainsi, vous pouvez d’ores et déjà vous projeter dans vos prochaines élections et prévoir d’éventuelles évolutions sur les formes de vote, la participation, l’implication des électeurs et des candidats, etc.